今度は電話を取るのではなく、自分から電話をするときのマナーです。

■電話のかけ方
・電話をかける前に
　相手の名前、会社名、部署名を確認しましょう。
　用件をまとめたメモ、必要書類を手元にそろえます。
・電話をかける
　休養以外は、始業時間の直後や昼休み、終業後などの時間帯は避けます。

　↓　先方が出たら

「アンティークの児島糖もします。いつもお世話になっております」
　明るくハキハキと適度なスピードで話しましょう。普段よりもワントーン高めの声で。
　自分の名前を告げるのは基本中の基本ですが、電話に慣れないうちはこちら側の用件を伝える方が先行して、名乗るのを忘れてしまう場合もあります。身分を明かさない電話は大変失礼で、先方に不快感を与えてしまいますので、気をつけましょう。

　↓

「恐れ入りますが、営業部の○○様はいらっしゃいますでしょうか？」

　↓相手が出たら

「アンティークの児島と申します。いつもお世話になっております」
　もう一度、しっかりとあいさつをします。
　電話に出た相手は、たいていの場合「はい、○○です」と名乗るはずです。もし、先方が名乗らなかったら「○○様でいらっしゃいますか？」と、こちらから確認しましょう。
相手が指名した人ではなかった場合、そのまま要件を伝えてしまうと、トラブルの原因になることもあります。
　相手が不在の場合は「○○様にご伝言をお願いいたします」とか「後ほど、改めてかけ直します」と伝えます。

　↓

「見積書の件につきまして、お電話をいたしました。今尾次官よろしいでしょうか」
　話し始める前に相手の状況を確認します。そして「お忙しいところ申し訳ありません」など、気づかいの気持ちを忘れずに伝えましょう。
　また、状況によっては「後ほどかけ直させて頂きます。何時ごろがよろしいでしょうか」と、相手の都合のよい時間を聞き、かけ直す戸が必要な場合もあります。

　↓

　用紙したメモや資料を確認しながら、漏れのないように話します。当然のことですが、こちら側から一方的に用件を伝えるのではなく、相手の意向を丁寧に聞き取りながら、会話を進めていきましょう。

　↓

・電話を切る
　「それではよろしくお願いいたします。ありがとうございました」
　かけた方が先に切るのが電話の基本的マナーですが、ビジネス電話では、相手が目上の方やお客様の場合には、先方が先に切るのを待ちます。
　電話を切るときは、フックを押してから受話器を置きます。受話器をいきなり「ガチャン」と乱暴に置くのは大変失礼なことです。

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